Un cabinet médical doit-il désigner un délégué à la protection des données ?

En exercice individuel, la CNIL indique que ni délégué ni analyse d'impact ne sont obligatoires. Son référentiel estime qu'ils devraient être nécessaires pour les professionnels qui, en cabinet groupé, partagent un système d'information commun, à partir d'un seuil annuel de 10 000 patients.

Combien de temps conserver les données des patients ?

Le référentiel de la CNIL indique vingt ans à compter de la dernière prise en charge : cinq ans en base active après la dernière intervention, puis quinze ans en archive sur un support distinct. Les doubles des feuilles de soins électroniques se conservent trois mois.

Faut-il le consentement du patient pour tenir son dossier ?

La CNIL indique que le consentement n'est pas requis pour collecter et conserver les données nécessaires aux soins. Le référentiel retient l'obligation légale comme base pour la tenue du dossier médical.

RGPD au cabinet médical : le référentiel de la CNIL

Pour le règlement général sur la protection des données (RGPD), le cabinet médical ou paramédical libéral dispose d'un document de référence : le référentiel de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) relatif aux traitements de données destinés à la gestion des cabinets médicaux et paramédicaux. Il n'a pas de valeur contraignante, mais il décrit ce qui permet en principe d'être en conformité : finalités, bases légales, données, accès, durées, information, sécurité. Un assistant IA du cabinet s'inscrit dans ce cadre.

À qui s'adresse le référentiel

Il s'adresse aux professionnels de santé exerçant à titre libéral. Il ne s'applique pas aux établissements de santé, aux centres de santé, aux communautés professionnelles territoriales de santé, à la médecine du travail ou scolaire, ni aux pharmaciens, laboratoires et opticiens. Un centre de santé doit donc chercher son propre cadre, avec sa direction ou son délégué à la protection des données.

Les points clés, en un tableau

Thème	Ce que dit le référentiel
Finalités	Notamment la gestion des rendez-vous, des dossiers médicaux, la télémédecine, les échanges entre professionnels, la télétransmission à l'Assurance maladie, la comptabilité
Bases légales indicatives	Obligation légale pour le dossier médical et la télétransmission ; intérêt légitime pour la prise de rendez-vous, la comptabilité et la télémédecine
Données	Identité et coordonnées, identifiant national de santé, numéro de sécurité sociale pour la facturation, situation familiale et professionnelle, données de santé pertinentes
Accès du secrétariat	Seulement les informations nécessaires à ses missions, notamment la gestion du cabinet et des rendez-vous
Prestataires	Contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD) ; hébergeur agréé ou certifié si des données de santé sont stockées à distance (article L.1111-8 du Code de la santé publique)
Durées	Vingt ans après la dernière prise en charge : cinq ans en base active, quinze ans en archive ; trois mois pour les doubles des feuilles de soins électroniques
Information	Par affichage dans les locaux ou par un document remis (dépliant, courriel de confirmation de rendez-vous)
Registre	Tous les traitements inscrits dans le registre prévu à l'article 30 du RGPD
Analyse d'impact et délégué	Estimés nécessaires en cabinet groupé partageant un système d'information, à partir de 10 000 patients par an

La sécurité : des mesures très concrètes

Le référentiel liste des mesures à adopter ou à justifier. Parmi elles :

un identifiant propre à chaque utilisateur et une politique de mots de passe conforme aux recommandations de la CNIL ;
pour l'accès aux données de santé, une authentification forte par carte de professionnel de santé (CPS) ou un moyen équivalent à deux facteurs, la CPS restant strictement personnelle ;
des profils d'habilitation qui distinguent données administratives et données médicales ;
le verrouillage automatique des sessions, des sauvegardes régulières stockées dans un endroit sûr ;
une messagerie sécurisée de santé pour les échanges entre professionnels ;
des écrans protégés des regards, des locaux et des dossiers papier sous clé.

Le guide de l'Ordre des médecins et de la CNIL (édition juin 2018) précise aussi des principes : verrouillage de session après 30 minutes d'inactivité au plus, sauvegarde au moins hebdomadaire, conservation des sauvegardes dans un lieu différent du cabinet.

Où placer un assistant IA dans ce cadre

Un assistant qui répond aux questions pratiques (horaires, accès, documents, tarifs affichés) peut fonctionner sans aucune donnée de patient. C'est la façon la plus simple de rester dans les clous :

Finalité : information des patients sur l'organisation du cabinet. Inscrivez-la au registre.
Données : aucune donnée de santé demandée ; pas de formulaire avec motif ; si un formulaire est utilisé, seulement ce qui sert à recontacter, avec l'accord de la personne.
Information : une ligne dans la notice affichée en salle d'attente et sur le site.
Conservation : une durée courte pour l'historique des conversations, fixée et appliquée.
Prestataire : un contrat de sous-traitance ; et la question de l'hébergement des données de santé, car un patient peut toujours écrire ses symptômes. Voir hébergement des données de santé.
Droits : un moyen simple de demander l'effacement d'une conversation.

Si l'assistant est relié à l'agenda pour réserver des créneaux, il entre dans la finalité « gestion des rendez-vous », avec les règles décrites sur la page rendez-vous.

Ce qui reste au professionnel

Le référentiel rappelle que le professionnel de santé, responsable de traitement, doit être en mesure de démontrer sa conformité à tout instant. La rédaction du registre, le choix des prestataires et la réponse aux demandes des patients restent à sa charge. Le guide de l'Ordre et de la CNIL contient en annexe un exemple de notice d'information et un modèle de registre. Pour une question précise, la CNIL reste l'interlocuteur ; ce texte résume le référentiel et ne remplace pas son avis.