Maison de santé : un assistant pour les procédures internes

Dans une maison de santé pluriprofessionnelle (MSP), une grande partie des questions internes porte sur l'organisation : qui fait quoi, quand, avec quelle procédure. Un assistant d'équipe peut répondre à ces questions à partir des documents de la structure : projet de santé, règlement intérieur, procédures d'accueil, protocoles organisationnels, planning. Il ne touche ni aux dossiers des patients, ni au contenu clinique des protocoles, qui restent l'affaire des professionnels.

Le cadre : ce qui structure une maison de santé

La page d'ameli.fr sur les structures de santé pluriprofessionnelles (datée du 28/02/2023) rappelle plusieurs points :

• les MSP se constituent en société interprofessionnelle de soins ambulatoires (SISA), statut qui permet de percevoir des rémunérations au nom de la structure ;
• une structure nouvellement constituée peut contractualiser si elle a déposé son projet de santé à l'agence régionale de santé (ARS) depuis moins d'un an ;
• l'accord conventionnel interprofessionnel (ACI), signé le 20/04/2017, enrichi en 2021 et complété par un avenant en 2022, organise la rémunération autour d'indicateurs : « prérequis socles », « socles » et « optionnels » ;
• ses trois axes sont l'accès aux soins (horaires d'ouverture, soins non programmés, crises sanitaires, missions de santé publique), le travail en équipe et la coordination (fonction de coordination, concertation pluriprofessionnelle, protocoles pluriprofessionnels, démarche qualité) et le système d'information.

Ces axes produisent beaucoup de documents internes. C'est précisément la matière d'un assistant d'équipe.

Les documents d'organisation à donner à l'assistant

Ce qu'il faut laisser hors de la base

• Le contenu clinique des protocoles pluriprofessionnels : conduites à tenir, critères médicaux, traitements. Ces textes relèvent du jugement des professionnels de santé ; un assistant d'équipe orienté organisation ne doit pas les reformuler. Gardez dans la base, au plus, la partie organisationnelle (qui intervient, dans quel ordre administratif, avec quel formulaire).
• Les comptes rendus de concertation sur des patients : ils contiennent des données de santé. Le commentaire de l'Ordre sur le secret rappelle que les informations ne se partagent qu'au sein de l'équipe de soins, et seulement dans la mesure nécessaire à la coordination ou à la continuité des soins.
• Les extractions du logiciel partagé : listes de patients, indicateurs nominatifs.

La protection des données dans une MSP

La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) indique, dans sa page sur le règlement général sur la protection des données (RGPD) et les professionnels de santé libéraux, qu'un cabinet traitant des données de santé à grande échelle, par exemple une maison de santé, doit désigner un délégué à la protection des données et réaliser une analyse d'impact. Le référentiel de la CNIL sur les cabinets retient un seuil annuel de 10 000 patients pour les professionnels qui, en cabinet groupé, partagent un système d'information commun. Un assistant interne qui ne lit que des documents d'organisation reste à l'écart de ces données, ce qui simplifie l'analyse ; inscrivez-le tout de même au registre. Voir RGPD au cabinet.

Comment s'y prendre

1. Le coordinateur rassemble les documents d'organisation en vigueur, un par sujet, datés.
2. Chaque profession relit ce qui la concerne : médecins, infirmiers, kinésithérapeutes, secrétariat.
3. On retire toute donnée nominative de patient et tout contenu clinique.
4. On écrit les règles de l'assistant : répondre seulement à partir de ces documents, citer le document, dire « je ne sais pas » sinon, renvoyer toute question clinique vers un professionnel.
5. On teste avec les vraies questions de la semaine, posées par chaque profession.
6. On désigne un responsable des mises à jour, au moins après chaque réunion de coordination.

Un outil adapté permet de partager l'assistant avec l'équipe en gérant des rôles. Par exemple, ALMA, la plateforme d'IArche, annonce sur sa page de fonctionnalités le partage des agents avec l'équipe et une gestion des rôles et permissions. Comme pour tout outil, le reste (hébergement, conformité) est à vérifier avec IArche avant de vous engager.

Exemple

Par exemple, une maison de santé de quinze professionnels reçoit chaque semaine les mêmes questions internes : où trouver la procédure d'accueil d'un patient non programmé, qui est de permanence le samedi, comment réserver la salle de réunion. L'assistant répond à partir des documents du coordinateur, en citant la procédure. Les décisions restent prises en réunion de coordination ; l'assistant ne fait que retrouver ce qui a été décidé.